Когда компьютерная техника только начала приживаться в офисах всевозможных организациях, появилась концепция так называемого «безбумажного офиса». Под этим термином подразумевалось, что ведение текущей офисной документации полностью перейдет на компьютерные начала, и документооборот станет полностью электронным. В рамках данной концепции предполагалось практически полностью отказаться от использования бумажных носителей информации, а значит, отпала бы и необходимость в приобретении множества расходных материалов и канцелярских принадлежностей. Однако, не смотря на эти смелые прогнозы, практически все офисы продолжают работать с бумажными документами, так как это проще, удобнее и нагляднее. Поэтому офисная бумага поселилась на предприятиях прочно и навсегда.
На сегодняшний день используются самые разнообразные технические устройства для отображении информации на бумаги, в их числе и ставшие привычными принтеры и копировальные аппараты, а также факсы. Каждый вид офисной аппаратуры требует использования определенного типа бумаги. Поэтому для каждого предприятия вопрос о закупках стоит не только как куплю бумагу А4, но рассматриваются и другие сорта бумаги, необходимые, например, для факса. Использование одного и того же вида бумаги сразу для всех видов техники не рекомендуется, так как это скорее всего быстро приведется к поломке оборудования. Если же использовать в больших объемах только дорогую бумагу высшего качества, которая подходит для любой оргтехники, то затраты будут неоправданно высоки.
Во многих офисах используются для работы цветные струйные принтеры. Технология работы таких принтеров подразумевает использование печатающих головок с раздельными комплектами сопел, выделяющими маленькие капельки чернил того или иного цвета. Чем меньше диаметр такого сопла, тем лучше и четче будет выглядеть отпечаток. Однако использование печатающих головок с минимальным диаметром сопла не является единственным выходом для повышения качества работы принтера. Технология печати струйных принтеров предполагает, что будет использоваться специальная бумага для принтера а4. Если использовать обычную офисную бумагу, структура которой не отличается равномерностью, капли краски будут растекаться и впитываться не совсем правильно, поэтому готовый отпечаток может получиться недостаточно четким, размытым или тусклым. Специальная бумага для струйных принтеров имеет несколько слоев, благодаря чему достигается превосходное качество печати.
Что касается матричных принтеров, то они способны работать с любыми типами бумаги, главное, чтобы она имела достаточно плотную текстуру – не мене 70г/м2.
Факсимильные аппараты также отличаются по типу печатающего устройства, то есть имеются и струйные, и лазерные. И в соответствии с данным типом необходимо подбирать подходящий сорт бумаги.
